9 Cara Mengatasi Miskomunikasi, Ini Definisi & Penyebabnya!

Salah satu masalah yang kerap terjadi di perusahaan adalah kesalahpahaman. Oleh sebab itu, setiap karyawan perlu memahami cara mengatasi miskomunikasi agar tidak menghambat pekerjaan.

Nah, miskomunikasi adalah salah satu masalah karyawan yang paling umum terjadi dalam suatu perusahaan.

Bila tidak segera diatasi, miskomunikasi dapat menyebabkan konflik yang berkepanjangan antar karyawan, sehingga berisiko menghambat produktivitas kerja.

Lalu, apa penyebab dan bagaimana cara mengatasi miskomunikasi? Untuk mengetahui jawabannya, simak artikel berikut ini!

Apa itu Miskomunikasi?

Dalam perusahaan, komunikasi adalah salah satu hal penting, karena bisa menjadi jembatan penghubung antar sesama karyawan untuk membahas perihal pekerjaan.

Seorang karyawan yang tidak dapat berbicara dengan baik akan menimbulkan terjadinya miskomunikasi. Akibatnya, pekerjaan menjadi terhambat dan produktivitas karyawan pun menurun. 

Lantas, apa itu miskomunikasi? Miskomunikasi artinya adalah terjadinya kegagalan interaksi antara dua orang karena ketidakmampuannya dalam menyampaikan ide.

Adapun akibat dari miskomunikasi adalah lawan bicara tidak mampu menafsirkan pesan dengan tepat, sehingga memicu terjadinya kesalahpahaman.

Itulah mengapa, komunikasi menjadi salah satu hal yang harus dikuasai oleh setiap karyawan untuk mencegah timbulnya kesalahpahaman.

Penyebab Miskomunikasi dalam Pekerjaan

Terjadinya kegagalan komunikasi bisa disebabkan oleh sejumlah faktor. Adapun beberapa penyebab miskomunikasi adalah sebagai berikut.

• Kurangnya konteks atau penjelasan dalam komunikasi, sehingga lawan bicara menjadi sulit untuk memahaminya.
• Seseorang membuat asumsi yang dibenarkan oleh dirinya sendiri. Akibatnya, komunikasi tidak dapat diterima dengan baik.
• Adanya ambiguitas atau ketidakjelasan makna dalam komunikasi.
• Informasi yang disampaikan oleh pembicara terlalu berlebihan, sehingga inti pesan menjadi terlewatkan.

Cara Mengatasi Miskomunikasi dalam Perusahaan

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, miskomunikasi adalah pemicu terjadinya kesalahan tafsir, sehingga berisiko membuat proses pengerjaan tugas menjadi keliru dan tidak tercapainya target perusahaan.

Oleh sebab itu, miskomunikasi antar karyawan perlu diatasi untuk mencegah berbagai risiko yang bisa timbul.

Adapun sederet cara mengatasi miskomunikasi adalah sebagai berikut.

1. Bersikap Proaktif

Salah satu cara mengatasi miskomunikasi adalah dengan bersikap proaktif dalam perusahaan atau organisasi.

Bersikap proaktif dapat menyingkirkan berbagai masalah yang bisa terjadi dalam perusahaan. 

Oleh sebab itu, kamu bisa berinisiatif untuk memeriksa kendala dalam tim dan bertanya kepada rekan kerja mengenai masalah yang tengah dihadapi. 

Selain itu, kamu juga bisa menawarkan bantuan atau sebaliknya, jika memiliki kesulitan, segera bertanya kepada rekan kerja.

Sikap proaktif ini juga perlu ditunjukkan oleh atasan, yaitu dengan cara menjaga keseimbangan tim dan selalu mengikuti informasi aktual. 

Dengan begitu, kinerja tim akan lebih solid, sehingga kemungkinan terjadinya miskomunikasi pun dapat diminimalkan.

Baca juga: Pengertian Remunerasi: Tujuan, Bentuk, Sistem, & Contohnya

2. Menjadi Pendengar yang Baik 

Cara mengatasi miskomunikasi dalam organisasi berikutnya yaitu dengan menjadi pendengar yang baik.

Saat ada orang yang sedang bicara, sebaiknya kamu mendengarkan dengan saksama dan tidak menyela ucapannya.

Selain itu, kamu juga perlu memperhatikan ekspresi wajah dan gestur tubuh lawan bicara, sehingga dapat menangkap informasi yang disampaikan dengan baik.

3. Sering Berbaur

Cara mengatasi miskomunikasi dalam organisasi selanjutnya adalah sering berbaur dengan rekan kerja tanpa harus mempertimbangkan latar belakang pendidikan atau daerahnya.

Dengan sering berbaur bersama rekan kerja, maka, setiap karyawan pun menjadi lebih akrab dan mampu menjalin hubungan yang baik. 

Akibatnya, kualitas komunikasi antar karyawan juga meningkat dan risiko terjadinya kesalahpahaman bisa berkurang.

Nah, untuk meningkatkan hubungan baik antar karyawan, perusahaan bisa mengagendakan meeting secara rutin atau melakukan employee gathering setiap sebulan sekali.

Dengan begitu, masing-masing karyawan bisa saling mengenal dan berbaur tanpa harus melihat latar belakangnya.

4. Jangan Berasumsi

Asumsi adalah salah satu penyebab miskomunikasi. Oleh sebab itu, cara mengatasi miskomunikasi dalam perusahaan yang bisa kamu lakukan adalah dengan berhenti berasumsi.

Pasalnya, seseorang yang memiliki asumsi sendiri akan cenderung tidak mengikuti instruksi dari atasan, sehingga pekerjaan pun menjadi keliru.

Maka dari itu, setiap orang yang terlibat dalam komunikasi dianjurkan untuk menjadi pendengar aktif. Caranya adalah dengan memastikan dan bertanya kembali mengenai pesan yang diterima.

Dengan begitu, miskomunikasi pun bisa dicegah, sehingga tidak terjadi risiko kesalahpahaman.

Baca juga: Apa Itu Gross Up? Ini Definisi, Rumus & Cara Menghitungnya

5. Berani Bertanya dan Mengonfirmasi Ulang

Seperti yang telah disebutkan dalam poin sebelumnya, berani bertanya dan mengonfirmasi ulang mengenai suatu informasi adalah salah satu cara mengatasi miskomunikasi.

Pasalnya, sejumlah karyawan baru cenderung malu untuk bertanya kepada atasan saat menghadapi kesulitan atau bingung dengan pekerjaannya.

Akibatnya, tugas yang dikerjakan pun bisa keliru dan harus mengulang kembali. Kondisi ini tentu saja membuat efisiensi kerja menjadi berkurang dan berdampak pada keterlambatan deadline.

Oleh sebab itu, hilangkan rasa sungkan untuk bertanya kepada atasan atau rekan kerja. 

Di samping itu, kamu juga bisa berinisiatif untuk membuat poin-poin penting mengenai job desc yang dilakukan, sehingga dapat membantu saat merasa bingung ketika mengerjakannya.

6. Perhatikan Gaya Komunikasi

Cara mengatasi miskomunikasi dalam perusahaan selanjutnya adalah dengan memperhatikan gaya bicara saat di hadapan rekan kerja atau atasan.

Sejumlah orang cenderung lebih mudah menangkap informasi saat diberikan instruksi yang detail, seperti melalui gestur tubuh, secara lisan, atau lewat tulisan.

Maka dari itu, alangkah baiknya jika kamu mengetahui gaya komunikasi yang mudah diterima oleh komunikan.

7. Berkomunikasi Secara Langsung 

Cara mengatasi miskomunikasi dalam organisasi berikutnya juga bisa kamu lakukan dengan berbicara secara langsung.

Dibandingkan melalui pesan, sejumlah orang lebih mampu menangkap informasi dengan jelas apabila disampaikan secara lisan.

Oleh sebab itu, kamu bisa berinisiatif untuk menemui rekan kerja apabila lokasinya dekat denganmu. 

Namun, apabila pekerjaanmu dilakukan dengan sistem work from anywhere, kamu bisa menelpon rekan kerja untuk bertanya, menyampaikan informasi, atau mengonfirmasi pesan.

Dengan begitu, penerima pesan bisa memperoleh informasinya secara lebih jelas.

8. Buat Aturan dan Informasi yang Jelas

Cara mengatasi miskomunikasi dalam perusahaan juga dapat dilakukan dengan membuat aturan dan informasi yang jelas mengenai cara kerja serta target tim.

Misalnya adalah dengan melakukan sosialisasi terkait jam kerja karyawan, target tim setiap bulannya, penggunaan tools tertentu, hingga cara yang harus dilakukan saat menghadapi situasi darurat.

Dengan pemberian aturan serta informasi yang jelas, pihak atasan juga akan lebih mudah saat memantau kinerja tim.

9. Berkomunikasi di Waktu yang Tepat 

Kondisi lingkungan kerja yang tidak kondusif ternyata juga dapat memengaruhi pola komunikasi antar karyawan, terlebih lagi saat suasana hati sedang buruk.

Oleh sebab itu, cara mengatasi miskomunikasi dalam organisasi juga dapat kamu lakukan dengan memilih waktu yang tepat untuk berbicara.

Apabila suasana hatimu tampak buruk, sebaiknya pilih waktu lain untuk berkomunikasi dengan rekan kerja. 

Pasalnya, kondisi mood yang buruk bisa membuat ucapan menjadi tidak terkendali dan memicu timbulnya emosi negatif.

Itulah beberapa cara mengatasi miskomunikasi dalam perusahaan atau organisasi yang bisa kamu terapkan.

Dapat disimpulkan, masalah miskomunikasi yang berlarut-larut dapat berdampak pada keharmonisan dan kesejahteraan karyawan.

Nah, sehubungan dengan itu, perusahaan bisa membantu menunjang kesejahteraan karyawan lewat fasilitas kesehatan yang lengkap dari Aman. 

Aman adalah one-stop employee well-being platform, yang menyediakan berbagai fasilitas kesehatan karyawan, seperti medical check-up dan layanan konseling.

Adapun beberapa layanan kesehatan terpadu dari Aman, meliputi AmanCheck, AmanMind, AmanBoost, dan AmanTelecare.

Untuk itu, yuk, segera daftarkan perusahaanmu dan dapatkan penawaran terbaik dari Aman!

Baca juga: Workaholic: Arti, Penyebab, Ciri, Dampak & Cara Mengatasi