Ini 5 Cara Membuat KPI dengan Mudah & Contoh Perhitungannya!
Langkah utama perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis adalah dengan memahami cara membuat KPI (Key Performance Indicator) yang jelas.
Bisa dibilang, KPI adalah sebuah parameter yang membantu perusahaan menilai berbagai indikator kinerja karyawan ataupun bisnis itu sendiri.
Cara membuat KPI perusahaan pun tidak bisa dilakukan sembarangan. Terdapat berbagai indikator penting yang perlu diukur.
Yuk, simak selengkapnya mengenai cara membuat KPI yang benar di artikel ini!
Apa itu KPI?
KPI atau Key Performance Indicator adalah sebuah matriks yang berguna untuk mengukur kinerja berbagai aspek bisnis, bisa penjualan, efisiensi, hingga performa karyawan.
Dengan menggunakan KPI, perusahaan dapat mengetahui seberapa baik kinerja seorang karyawan dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan.
Dari hasil analisis KPI tersebut, pembuatan keputusan pun dapat diambil. Misalnya, jika seorang karyawan mengalami underperformance, maka ia bisa dikenakan teguran.
Begitu pun sebaliknya. Jika ia memiliki kinerja yang di atas rata-rata, maka perusahaan bisa mempertimbangkan karyawan tersebut untuk naik gaji atau mendapat promosi.
Fungsi dan Manfaat KPI
Beberapa fungsi dan manfaat KPI karyawan adalah sebagai berikut:
- Mengetahui arah dan target yang harus dicapai karyawan
- Mengukur kinerja karyawan secara objektif
- Sebagai dasar menentukan reward atau ‘punishment’ untuk karyawan
- Memperbaiki kondisi yang tidak sesuai dengan tujuan perusahaan
Bagaimana Cara Membuat KPI Karyawan?
Sebenarnya, cara membuat KPI sederhana saja. Namun, diperlukan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat KPI.
Untuk lebih jelasnya, berikut cara membuat KPI yang benar agar kamu tidak salah langkah:
1. Tentukan Tujuan yang Jelas
Cara membuat KPI untuk karyawan pertama adalah menentukan apa tujuan yang ingin dicapai perusahaan dengan jelas.
Misalnya, perusahaan sabun merek A memiliki tujuan untuk menaikkan angka penjualan hingga 75% dalam jangka waktu 3 bulan.
Dalam hal ini, tujuan KPI untuk karyawan di divisi sales bisa ditetapkan menjadi “menaikkan angka penjualan sabun sebesar 15% per bulan”.
Perlu diingat, indikator kinerja haruslah dibuat dengan panduan yang jelas agar semua pihak mudah membaca dan menghitungnya. Selain itu, tujuan KPI juga harus sesuai dengan visi dan misi bisnis.
2. Buat Short dan Long Term Target
Cara membuat KPI yang benar adalah menetapkan target baik untuk jangka panjang maupun pendek.
Jadi misalnya, target jangka pendek harus dicapai dalam jangka waktu tiga tahun. Sementara itu, target jangka panjang berorientasi dalam jangka waktu sampai sepuluh tahun.
Contoh target jangka pendek untuk divisi social media manager adalah mendapatkan followers baru di akun resmi perusahaan sebanyak 10 ribu.
Sementara itu, target jangka panjangnya adalah mendapat konversi penjualan dari followers baru yang didapat sebanyak 40%.
Baca juga: Wajib Tahu! Ini 8 Faktor yang Memengaruhi Kinerja Karyawan
3. Kumpulkan Data dan Informasi
Langkah ketiga sebagai cara membuat KPI pekerja adalah mengukur kinerja karyawan berdasarkan segala data dan informasi yang didapatkan.
Dalam hal ini, kamu bisa menggunakan data kualitatif maupun kuantitatif agar tercipta hasil analisis yang lebih valid, rinci, dan detail.
Dengan melakukan analisis berdasarkan data dan informasi sebanyak-banyaknya, strategi atau langkah selanjutnya pun dapat lebih mudah dirumuskan.
4. Susun Rumus KPI
Agar dapat menghasilkan penilaian objektif, kamu perlu menyusun rumus yang sesuai sebagai cara membuat KPI karyawan.
Setelah membuat rumus KPI, lakukan pengujian untuk memeriksa apakah sudah sesuai dengan realisasi atau belum.
Jika rumus yang disusun telah teruji, kamu baru boleh menerapkannya. Hal ini tentunya akan lebih memudahkan karyawan untuk mencapai target yang diinginkan.
5. Sajikan KPI dengan Efisien
KPI umumnya akan disajikan dan dipresentasikan dalam rapat bulanan atau mingguan sebagai bahan evaluasi.
Oleh karena itu, cara membuat KPI karyawan selanjutnya adalah dengan menyajikannya secara efisien agar orang-orang tertarik melihatnya.
Selain itu, cara membuat KPI yang benar juga harus bisa menjadi dasar dalam proses pengambilan keputusan ke depannya.
Poin Utama dalam Penyusunan KPI
Untuk melakukan penyusunan KPI, terdapat beberapa poin utama yang harus dimiliki, yaitu:
1. Specific
Dalam proses penyusunan KPI, indikator kinerja haruslah dijelaskan secara detail dan rinci kepada karyawan.
Selain itu, diperlukan juga penjelasan mengenai mengapa indikator yang tercantum menjadi penting.
2. Measurable
Segala hal yang menjadi indikator dalam penilaian KPI karyawan haruslah dapat diukur untuk memudahkan proses evaluasi kinerja.
Indikator dalam KPI tersebut juga harus dapat membantu menetapkan standar kinerja yang jelas untuk karyawan.
3. Achievable
Tujuan pembuatan KPI adalah untuk mengukur kinerja karyawan agar dapat mencapai goals yang telah ditetapkan perusahaan.
Oleh karena itu, KPI pun haruslah dapat dicapai (achievable) agar karyawan bisa lebih termotivasi untuk meningkatkan kinerja mereka.
Selain itu, KPI yang bersifat achievable juga dapat meningkatkan akuntabilitas karyawan, sehingga mereka tahu bahwa kinerjanya akan dievaluasi secara objektif.
Baca juga: 13 Cara Meningkatkan Motivasi Karyawan Dengan Efektif, Simak!
4. Relevant
KPI yang relevan berarti tolok ukurnya dapat membantu karyawan untuk mencapai tujuan utama organisasi.
Jadi, mereka pun bisa lebih fokus untuk mengerjakan tugas mereka demi tercapainya suatu tujuan.
Selain itu, poin relevan dalam KPI dapat menghindari karyawan dari adanya kebingungan atau kesalahpahaman tentang apa yang sebenarnya perusahaan harapkan pada mereka.
5. Time Bound
Terakhir, KPI haruslah memiliki batas waktu agar tujuan yang telah ditetapkan perusahaan dapat tercapai dengan baik oleh karyawan secara cepat dan efektif.
Jadi, karyawan pun dapat meningkatkan fokus dan prioritas mereka untuk mencapai tujuan yang diinginkan tersebut.
Contoh Perhitungan KPI Karyawan
Isi dari KPI karyawan tentunya berbeda-beda sesuai dengan jobdesc dan tujuan yang ingin dicapai masing-masing posisi.
Lebih jelasnya, tabel berikut ini akan memperlihatkan contoh perhitungan KPI untuk posisi sales.
Itu dia uraian lengkap mengenai bagaimana cara membuat KPI pekerja sebagai salah satu strategi perusahaan untuk menilai kinerja karyawannya.
Tentunya, tiap perusahaan ingin agar semua karyawannya memiliki kinerja yang baik sesuai dengan target dan tujuan perusahaan.
Jika ternyata setelah dilakukan penilaian KPI diketahui bahwa banyak karyawan yang memiliki kinerja tidak sesuai harapan, mungkin perusahaanmu bisa memikirkan cara untuk meningkatkannya.
Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan tunjangan kesehatan terpadu untuk karyawan bersama Aman.
Aman adalah employee well-being platform yang bisa bantu perusahaanmu menyediakan tunjangan kesehatan untuk karyawan secara lengkap, mulai dari konseling mental-health, asuransi kesehatan, medical check-up, dan masih banyak lagi.
Bagaimana, apakah kamu tertarik mendaftarkan perusahaanmu untuk bergabung menjadi bagian dari AmaZens?
Jika iya, segera hubungi WhatsApp resmi Aman atau laman kontak sekarang juga, ya!
Baca juga: 5 Penyebab Turnover Karyawan Tinggi dan Solusi Mengatasinya!
